Pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di Puskesmas bertujuan untuk menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan obat yang efisien, efektif dan rasional.
PENGELOLAAN OBAT
Ruang lingkup pengelolaan obat secara keseluruhan mencakup :
Ruang lingkup pengelolaan obat secara keseluruhan mencakup :
A. Perencanaan
B. Permintaan
C. Penyimpanan
D. Distribusi
E. Pengendalian penggunaan
F. Pencatatan dan pelaporan.
A. PERENCANAAN
Tujuan perencanaan adalah adalah untuk mendapatkan :
- Perkiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati kebutuhan
- Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
- Meningkatkan efisiensi penggunaan obat
Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan
kesehatan untuk menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan
Puskesmas.
Perencanaan kebutuhan obat untuk Puskesmas setiap periode dilaksanakan
oleh Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Puskesmas.
Data mutasi obat yang dihasilkan oleh Puskesmas merupakan salah satu faktor
utama dalam mempertimbangkan perencanaan kebutuhan obat tahunan.
Oleh karena itu data ini sangat penting untuk perencanaan kebutuhan obat di
Puskesmas.Ketepatan dan kebenaran data di Puskesmas akan berpengaruh terhadap
ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan secara keseluruhan di Kab/Kota.
Dalam proses perencanaan kebutuhan obat pertahun Puskesmas diminta
menyediakan data pemakaian obat dengan mengunakan LPLPO. Selanjutnya
Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota yang akan melakukan kompilasi dan analisa
terhadap kebutuhan obat Puskesmas diwilayah kerjanya.
B. PERMINTAAN OBAT
Tujuan permintaan obat adalah :
Memenuhi kebutuhan obat di masing-masing unit pelayanan kesehatan
sesuai dengan pola penyakit yang ada di wilayah kerjanya
Sumber penyediaan obat di Puskemas adalah berasal dari Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota. Obat yang diperkenankan untuk disediakan di Puskesmas
adalah obat Esensial yang jenis dan itemnya ditentukan setiap tahun oleh
Menteri Kesehatan dengan merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional.
Selain itu sesuai dengan kesepakatan global maupun Keputusan
Menteri Kesehatan No : 085 tahun 1989 tentang Kewajiban
menuliskan Resep/ dan atau menggunkan Obat Generik di Pelayanan
Kesehatan milik Pemerintah, maka hanya obat generik saja yang
diperkenan tersedia di Puskesmas.
Menteri Kesehatan No : 085 tahun 1989 tentang Kewajiban
menuliskan Resep/ dan atau menggunkan Obat Generik di Pelayanan
Kesehatan milik Pemerintah, maka hanya obat generik saja yang
diperkenan tersedia di Puskesmas.
Adapun beberapa dasar pertimbangan
dari Kepmenkes tersebut adalah :
- Obat generik sudah menjadi kesepakatan global untuk digunakan di seluruh dunia bagi pelayan kesehatan publik.
- Obat generik mempunyai mutu, efikasi yang memenuhi standar pengobatan.
- Meningkatkan cakupan pelayanan kesehatan publik bagi masyarakat.
- Menjaga keberlangsungan pelayanan kesehatan publik.
- Meningkatkan efektifitas dan efisensi alokasi dana obat di pelayanan kesehatan publik.
Berdasarkan UU No : 23 tahun 1992 tentang Kesehatan dan PP No : 72 tahun
1999 tentang Pengamanan sediaan farmasi dan alat kesehatan, yang
diiperkenankan untuk melakukan penyediaan obat adalah tenaga Apoteker.
Untuk itu Puskesmas tidak diperkenankan melakukan pengadaan obat secara
sendiri-sendiri.
Permintaan obat untuk mendukung pelayanan obat di masing-masing
Puskesmas diajukan oleh Kepala Puskesmas kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dengan menggunakan format LPLPO, sedangkan permintaan
dari sub unit ke kepala puskesmas dilakukan secara periodik menggunakan
LPLPO Sub unit. Berdasarkan pertimbangan efisiensi dan ketepatan waktu
penyerahan obat kepada Puskesmas, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
dapat menyusun petunjuk lebih lanjut mengenai alur permintaan dan
penyerahan obat secara langsung dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota ke
Puskesmas.
1. Kegiatan :
- Permintaan rutin Dilakukan sesuai dengan jadwal yang disusun oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk masing-masing Puskesmas
- Permintaan khusus Dilakukan di luar jadwal distribusi rutin apabila, - kebutuhan meningkat - menghindari kekosongan - penanganan Kejadian Luar Biasa (KLB), obat rusak dan kadaluwarsa
- Permintaan obat dilakukan dengan menggunakan formulir Laporan Pemakaian Lembar Permintaan Obat (LPLPO). d. Permintaan obat ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan selanjutnya diproses oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.
2. Menentukan jumlah permintaan obat
Data yang diperlukan
- Data pemakaian obat periode sebelumnya
- Jumlah kunjungan resep
- Data penyakit
- Frekuensi distribusi obat oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota
Sumber data
- LPLPO
- LB1
3. Cara menghitung Kebutuhan obat :
Jumlah untuk periode yang akan datang diperkirakan sama dengan
pemakaian pada periode sebelumnya
SO = SK + WK + WT + SP
Kebutuhan = SO - SS
Keterangan :SO = Stok optimum
SK = Stok Kerja (Stok pada periode berjalan)
WK = Waktu kekosongan obat
WT = Waktu tunggu ( Lead Time )
SP = Stok penyangga
SS = Sisa Stok
- Stok kerja = pemakaian rata – rata per periode distribusi
- Waktu kekosongan = lamanya kekosongan obat dihitung dalam hari
- Waktu tunggu = waktu tunggu, dihitung mulai dari permintaan obat oleh Puskesmas sampai dengan penerimaan obat di Puskesmas.
- Stok Penyangga = adalah persediaan obat untuk mengantisipasi terjadinya peningkatan kunjungan, keterlambatan kedatangan obat, pemakaian. Besarnya ditentukan berdasarkan kesepakatan antara Puskesmas dan Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota.
- Sisa Stok = adalah sisa obat yang masih tersedia di Puskesmas pada akhir periode distribusi
C. PENERIMAAN OBAT
Tujuan :
Agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan
permintaan yang diajukan oleh Puskesmas.
Tujuan :
Agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan
permintaan yang diajukan oleh Puskesmas.
Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang
diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit pengelola di
bawahnya.
Setiap penyerahan obat oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota, kepada
Puskesmas dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota atau pejabat yang diberi wewenang untuk itu.
Semua petugas yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan obat bertanggung
jawab atas ketertiban penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan
penggunaan obat berikut kelengkapan catatan yang menyertainya.
Pelaksanaan fungsi pengendalian distribusi obat kepada Puskesmas Pembantu
dan sub unit kesehatan lainnya merupakan tanggung jawab Kepala Puskesmas
induk.
Petugas penerimaan obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-obat
yang diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan jumlah obat,
bentuk obat sesuai dengan isi dokumen (LPLPO) dan ditanda tangani oleh
petugas penerima/diketahui Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat
petugas penerima dapat mengajukan keberatan.
Pedoman Puskesmas - 17 Jika terdapat kekurangan, penerima obat wajib wajib menuliskan jenis yang kurang (rusak, jumlah kurang dan lain - lain). Setiap penambahan obat-obatan, dicatat dan dibukukan pada buku penerimaan obat dan kartu stok.
Pedoman Puskesmas - 17 Jika terdapat kekurangan, penerima obat wajib wajib menuliskan jenis yang kurang (rusak, jumlah kurang dan lain - lain). Setiap penambahan obat-obatan, dicatat dan dibukukan pada buku penerimaan obat dan kartu stok.
D. PENYIMPANAN
Tujuan penyimpanan adalah :
Agar obat yang tersedia di Unit pelayanan kesehatan mutunya dapat
dipertahankan. Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin.
1. Persyaratan gudang dan pengaturan penyimpanan obat.
- Persyaratan gudang - Cukup luas minimal 3 x 4 m2 - ruangan kering tidak lembab - ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab/panas - perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai pelindung untuk menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis - lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu diberi alas papan (palet) - dinding dibuat licin - hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam - gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat - mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda - tersedia lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu terkunci - sebaiknya ada pengukur suhu ruangan
- Pengaturan penyimpanan obat : - Obat di susun secara alfabetis - Obat dirotasi dengan sistem FIFO dan FEFO - Obat disimpan pada rak - Obat yang disimpan pada lantai harus di letakan diatas palet - Tumpukan dus sebaiknya harus sesuai dengan petunjuk - Cairan dipisahkan dari padatan - Sera, vaksin , supositoria disimpan dalam lemari pendingin
- Dapat digunakan sistem dua rak
- Bagi obat menjadi dua bagian. Obat yang siap dipakai diletakkan di bagian rak A sedangkan sisanya di bagian rak B.
- Pada saat mulai menggunakan obat di rak A maka pesanan mulai dikirimkan ke gudang farmasi sambil menunggu obat datang, sementara itu obat di rak B digunakan. Pada saat obat di rak B habis maka obat yang dipesan diharapkan sudah datang
- Jumlah obat yang disimpan di rak A atau rak B tergantung dari beberapa lama waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat diterima (waktu tunggu)
- Misalnya permintaan dilakukan setiap empat bulan dan waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat tiba adalah dua bulan. Maka jumlah pemakaian empat bulan dibagi sama rata untuk rak A dan rak B. Apabila waktu tunggu yang diperlukan hanya satu bulan maka ¾ bagian obat disimpan di rak A dan ¼ bagian di rak B.
- Kelembaban : Udara lembab dapat mempengaruhi obat-obatan yang tidak tertutup sehingga mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu dilakukan upaya-upaya berikut : - ventilasi harus baik, jendela dibuka - simpan obat ditempat yang kering - wadah harus selalu tertutup rapat, jangan dibiarkan terbuka - bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC. Karena makin panas udara di dalam ruangan maka udara semakin lembab - biarkan pengering tetap dalam wadah tablet dan kapsul - kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki
- Sinar matahari : Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar matahari. Sebagai contoh : Injeksi Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluwarsa.Cara mencegah kerusakan karena sinar matahari : - gunakan wadah botol atau vial yang berwarna gelap (coklat) - jangan letakkan botol atau vial di udara terbuka - obat yang penting dapat disimpan di dalam lemari - jendela-jendela diberi gorden - kaca jendela dicat putih.
- Temperatur / panas : Obat seperti Salep, krim dan supositoria sangat sensitif terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara panas. Sebagai contoh : Salep Oksi Tetrasiklin akan lumer bila suhu penyimpanan tinggi dan akan mempengaruhi kualitas salep tersebut. Ruangan obat harus sejuk, beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari pendingin pada suhu 4 – 8 derajat celcius, seperti : - Vaksin - Sera dan produk darah - Antitoksin - Insulin - Injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa) - Injeksi oksitosin Ingat DPT, DT, TT, vaksin atau kontrasepsi jangan dibekukan karena akan menjadi rusak.
- Cara mencegah kerusakan karena panas :- pasang ventilasi udara- atap gedung jangan dibuat dari bahan metal- buka jendela sehingga terjadi sirkulasi udara
- Kerusakan fisik : Untuk menghindari kerusakan fisik : - dus obat jangan ditumpuk terlalu tinggi karena obat yang ada di dalam dus bagian tengah ke bawah dapat pecah dan rusak, selain itu akan menyulitkan pengambilan obat di dalam dus yang teratas - penumpukan dus obat sesuai dengan petunjuk pada karton, jika tidak tertulis pada karton maka maksimal ketinggian tumpukan delapan dus. - hindari kontak dengan benda - benda yang tajam
- Kontaminasi bakteri : Wadah obat harus selalu tertutup rapat. Apabila wadah terbuka, maka obat mudah tercemar oleh bakteri atau jamur.
- Pengotoran : Ruangan yang kotor dapat mengundang tikus dan serangga lain yang kemudian merusak obat. Etiket dapat menjadi kotor dan sulit terbaca. Oleh karena itu bersihkan ruangan paling sedikit satu minggu sekali. Lantai di sapu dan di pel, dinding dan rak dibersihkan.
d. Tata Cara Menyimpan dan Menyusun Obat.
- Pengaturan penyimpanan obat.
- Pengaturan obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan disusun secara alfabetis berdasarkan nama generiknya. Contoh kelompok sediaan tablet, kelompok sediaan sirup dan lain-lain.
- Penerapan Sistem FIFO dan FEFO
Penyusunan dilakukan dengan sistem First In First Out (FIFO) untuk
masing-masing obat, artinya obat yang datang pertama kali harus
dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang datang kemudian dan
- First
- Expired First Out (FEFO) untuk masing-masing obat, artinya obat yang lebih awal kadaluwarsa harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang kadaluwarsa kemudian. Hal ini sangat penting karena : Obat yang sudah terlalu lama biasanya kekuatannya atau potensinya berkurang.
- Beberapa obat seperti antibiotik mempunyai batas waktu pemakaian artinya batas waktu dimana obat mulai berkurang efektifitasnya .
- First
- Obat yang sudah diterima, disusun sesuai dengan pengelompokan untuk memudahkan pencarian, pengawsan dan pengendalian stok obat.
- Pemindahan harus hati-hati supaya obat tidak pecah/rusak.
- Golongan antibiotik harus disimpan dalam wadah tertutup rapat, terhindar dari cahaya matahari, disimpan di tempat kering.
- Vaksin dan serum harus dalam wadah yang tertutup rapat, terlindung dari cahaya dan disimpan dalam lemari es. Kartu temperatur yang terdapat dalam lemari es harus selalu diisi.
- Obat injeksi disimpan dalam tempat yang terhindar dari cahaya matahari.
- Bentuk dragee (tablet salut) disimpan dalam wadah tertutup rapat dan pengambilannya menggunakan sendok.
- Untuk obat yang mempunyai waktu kadaluwarsa supaya waktu kadaluwarsanya dituliskan pada doos luar dengan menggunakan spidol.
- Penyimpanan tempat untuk obat dengan kondisi khusus, seperti lemari tertutup rapat, lemari pendingin, kotak kedap udara dan lain sebagainya.
- Cairan diletakkan di rak bagian bawah.
- Kondisi penyimpanan beberapa obat - Beri tanda / kode pada wadah obat : a) Beri tanda semua wadah obat dengan jelas. Apabila ditemukan obat dengan wadah tanpa etiket, jangan digunakan. b) Apabila obat disimpan di dalam dus besar maka pada dus harus tercantum :
- ƒ jumlah isi dus, misalnya : 20 kaleng @ 500 tablet
ƒ kode lokasi
ƒ tanggal diterima
ƒ tanggal kadaluwarsa (kalau ada)
ƒ nama produk/obat - Beri tanda khusus untuk obat yang akan habis masa pakainya pada tahun tersebut. - Jangan menyimpan vaksin lebih dari satu bulan di unit pelayanan kesehatan (Puskesmas). Informasi tambahan untuk menyusun/mengatur obat :
ƒ Susunan obat yang berjumlah besar di atas papan atau diganjal dengan kayu rapi dan teratur.
ƒ Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obat yang berjumlah sedikit tetapi harganya mahal.
ƒ Susunan obat dalam rak dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.
ƒ Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat luar.
ƒ Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi, atau letakkan bagian etiket yang berisi nama obat yang jelas terbaca.
ƒ Barang yang mempunyai volume besar seperti kapas disimpan dalam dus.
ƒ
ƒ tanggal diterima
ƒ tanggal kadaluwarsa (kalau ada)
ƒ nama produk/obat - Beri tanda khusus untuk obat yang akan habis masa pakainya pada tahun tersebut. - Jangan menyimpan vaksin lebih dari satu bulan di unit pelayanan kesehatan (Puskesmas). Informasi tambahan untuk menyusun/mengatur obat :
ƒ Susunan obat yang berjumlah besar di atas papan atau diganjal dengan kayu rapi dan teratur.
ƒ Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obat yang berjumlah sedikit tetapi harganya mahal.
ƒ Susunan obat dalam rak dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.
ƒ Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat luar.
ƒ Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi, atau letakkan bagian etiket yang berisi nama obat yang jelas terbaca.
ƒ Barang yang mempunyai volume besar seperti kapas disimpan dalam dus.
ƒ